Notfallkonzepte Archive

In sehr vielen Unternehmen sind heute elektronische Archivsysteme im Einsatz und die überwiegende Anzahl der Daten liegen ohnehin in elektronischer Form vor. Man sollte also davon ausgehen können, dass Papierarchive und Aktentransporte von und zu den Mitarbeitern wie Schreibmaschinen und Faxgeräte eher zu den historischen Unternehmenseinrichtungen der Vergangenheit zählen. Bei genauerer Betrachtung, zum Beispiel im Rahmen einer Business Impact Analyse, stellt man dann jedoch häufig erstaunt fest, dass der Postdienst für das Funktionieren der Geschäftsprozesse weiter unerlässlich ist, wie auch die Archive im Keller. Woran liegt dies und was bedeutet dies für das Business Continuity Management? Auch wenn die Daten elektronisch vorliegen, arbeiten viele Mitarbeiter dennoch nach wie vor mit Papier und Akten. Es können handschriftliche Notizen oder Schriftverkehr bei der Bearbeitung zur Akte ergänzt werden und mancher Mitarbeiter bevorzugt einfach die Arbeit mit dem Papier zusätzlich zum Bildschirm. Neben diesen, im Notfall verzichtbaren Dokumenten, gibt es jedoch auch unverzichtbare körperliche Dokumente. Hierzu zählen zum Beispiel Urkunden wie Fahrzeugscheine oder Grundschuldbriefe wie auch Altakten, die nicht elektronisch archiviert wurden. Diese Dokumente sind in einem Notbetrieb häufig unverzichtbar und bei Verlust durch Brand, Diebstahl oder Wasserschaden nur sehr aufwändig wiederherstellbar. Für das Business Continuity Management bedeutet dies, in der Business Impact Analyse ein wachsames Auge auch auf notwendige körperliche Dokumente zu haben und diese mit aufzunehmen. Ein Blick in die Archive und Poststellen schärft den Blick und hilft kritische Dokumente zu identifizieren. Im Rahmen des Risk Assessment sollte dann analysiert werden, ob diese Dokumente ausreichend gegen Verlust und Zerstörung abgesichert sind. Hierzu zählt der vorbeugende Brandschutz in den Archiven wie auch Risiken beim Transport und der dezentralen Lagerung der Dokumente ausserhalb gesicherter Archive. Bei der Erstellung der Notfallkonzepte spielen diese Dokumente wiederum eine zentrale Rolle. Bei dokumentenbasierten Prozessen muss die Postverteilung mit in das Notfallkonzept einbezogen werden. Eine Verlagerung dieser Prozesse in das Home Office ist aus Gründen der Logistik, des Datenschutzes und der Informationssicherheit nicht möglich. Auch müssen für Verlust oder fehlender Zugriff auf die Dokumente, zum Beispiel bei Gebäudeevakuierungen, entsprechende Notbetriebs- und Wiederherstellungskonzepte für diese Dokumente erstellt werden.

Häufig werden diese Aspekte mit Blick auf bestehende elektronische Archivierungslösungen und Bereitstellung der Daten über IT-Anwendungen schnell unterschätzt. Es lohnt sich daher, im Rahmen der Business Impact Analyse auch einen analytischen Blick auf kritische körperliche Dokumente zu werfen, um im Notfall dann nicht böse überrascht zu werden.

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Die Cloud ist im Moment das Hype-Thema der IT. Als Wundermittel zur Senkung und Flexiblisierung der IT-Leistungen gepriesen, als offenes Datenleck verschrien. Dabei sind Cloud-Lösungen nur die Rückbesinnung auf althergebrachte Host-Lösungen (Sie erinnern sich?) unter Nutzung der aktuellen Technologien zur Speicherung, Verteilung und Präsentation der Daten. Für das BCM ergeben sich aus Cloud-Lösungen Risiken und Chancen. Die Risiken bestehen in einem Ausfall der Cloud. Die großen offenen Cloud-Anbieter wie Amazon, Google und Microsoft waren in jüngerer Zeit bereits von großen und längeren Ausfällen heimgesucht worden. Daten und Anwendungen waren für die Kunden über Stunden nicht mehr verfügbar. Dies betrifft nicht nur die eigenen Anwendungen, sondern häufig Anwendungen von Drittanbietern, von denen nicht einmal bekannt ist, ob und in welcher Cloud sie gehostet sind. Für kritische Daten und Anwendungen gibt es daher die private oder lokale Cloud, die einen (besseren) Datenschutz und die direkte Steuerung und Kontrolle der Service Provider ermöglicht. Auf der anderen Seite ermöglichen Cloud-basierte Dienste im Notfall schnell die Kapazität und den Zugriff auf IT-Services zu erhöhen, um die Spitzenbelastungen in einem Notfall abzudecken. Ein Beispiel hierfür ist der neue Cloud-Dienst der SITA (Société Internationale de Télécommunications Aéronautiques), der es Fluggesellschaften und Flughäfen ermöglicht bei Notfällen und Störungen in kürzester Zeit auf Anwendungen, Programme, Prozesse und Daten der zentralen SITA-Rechenzentren zuzugreifen. Dadurch dass keine spezifischen Hardware-Anforderungen für die Nutzung der Anwendungen erforderlich ist, können in kürzester Zeit eine Vielzahl von Mitarbeitern, unabhängig vom Standort und spezifischer Hardware, auf die IT-Services zugreifen. Die Abrechnung erfolgt auf Basis der tatsächlichen Nutzung, so dass sich die Kosten hierfür in Grenzen halten. Dies ist einer der Beispiele für nutzenstiftende Anwendungen der neuen Cloud-Technologien aus Sicht des BCM.

[cio: Die zehn schlimmsten Cloud-Ausfälle]