Notfallvorsorge für physische Dokumente

Bereits durch die Velagerung vieler Tätigkeiten in den Remote-Betrieb ist vielen Unternehmen aufgefallen, wieviele physische Dokumente für die Aufrechterhaltung der Geschäftsprozesse trotz Digitalisierungstrend nach wie vor zwingend erforderlich sind. Neben der eingehenden Kundenkorrespondenz, Prozessdokumentationen und Freigaben per Unterschrift handelt es sich auch um Urkunden wie zum Beispiel Grundschuld- oder Fahrzeugbriefe.

In Archiven schlummern zudem Akten, die für die Buchführung und Steuernachweise erforderlich sind und gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen. Idealerweise werden diese Dokumente bereits in der Business Impact Analyse erhoben. Bei Übungen und Tests von Ausweicharbeitsplätzen und gerade jetzt im Pandemiebetrieb werden ebenfalls solche kritischen physischen Dokumente identifiziert. Es ist trotzdem erstaunlich, wieviele für einen Geschäftsprozess erforderliche physische Dokumente bei Übungen noch identifiziert werden, an die vorher nicht gedacht wurde. Oftmals sind dies auch Aufschriebe und Hilfsdokumentationen, die für die tägliche Arbeit in den Schreibtischen liegen.

Rechtzeitig erkannt, können für den Fall, dass kein Zugriff mehr auf die Dokumente besteht, Ersatzlösungen geschaffen werden. Eine Lösung kann zum Beispiel die Digitalisierung der Dokumente vor und während der Bearbeitung sein. Wo dies nicht möglich ist, wie zum Beispiel bei notariell beglaubigten Urkunden, muss das Archiv angemessen geschützt und Ersatzbeschaffungslösungen evaluiert werden.

Diese Bilder aus den Überschwemmungsgebieten zeigen, welche Folgen ein Wasserschaden für diese wichtigen Dokumente haben kann.

Quelle: Bundeswehr auf twitter

Auf einen Schlag sind Archive vollständig zerstört oder nur mit erheblichem Aufwand wiederherstellbar. Dies betrifft nicht nur Unternehmen sondern auch jeden von uns. Gerade in diesen Notfall-Situationen werden die Versicherungsunterlagen dringend benötigt.

Die Techniken der Digitalisierung sind weit fortgeschritten und für Unternehmen wie auch für Privatpersonen relativ einfach umzusetzen. Für Privatpersonen, Praxen und kleine Unternehmen reicht bereits ein Multifunktionsgerät mit Scanner aus. Werden die gescannten Dokumente zusätzlich in einer sicheren Cloud-Umgebung abgelegt statt auf der Festplatte des PC kommt eine weitere wichtige Sicherheitsebene hinzu. Die Dokumente sind auch nach einer Evakuierung, einem Brand oder Feuer verfügbar – im Gegensatz zur lokalen Festplatte auf dem heimischen PC. Eine Internetverbindung zum Cloud-Speicher ermöglicht den schnellen Zugriff auf alle wichtigen Dokumente. Noch komfortabler geht es mit Archivierungssystemen, die das Indizieren der Dokumente und eine Volltextrecherche ermöglichen. Der tägliche Aufwand hierfür ist gering, der Nutzen in einem Notfall aber enorm.

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Persönliche Eindrücke aus Sinzig an der Ahr

Wenn das Unvorstellbare über die Menschen hereinbricht

Ich war am vergangenen Samstag mit meinem Kollegen in Sinzig an der Ahr, um den Menschen vor Ort zu helfen. Wir wurden von der lokalen Feuerwehr nach der Registrierung als Helfer in einen Ortsteil gesandt, der von den Wassermassen verwüstet wurde. Das Wasser stand während der Flut bis zur Deckenhöhe im Erdgeschoss. Als wir ankommen ist das gesamte Mobiliar völlig verschlammt, nass und verwüstet. Unvorstellbare Mengen an Schlamm und Gegenständen bis hin zu Containern und aufgeschwemmten Heizöltanks haben sich auf den Strassen, den Dächern und Gärten aufgetürmt. Die Keller standen noch voll Wasser. Kein Strom, kein Frischwasser, aber zumindest das Mobilfunknetz funktionierte. Sie alle haben diese Bilder gesehen. Nur der unangenehme Gestank von ausgelaufenem Heizöl, der über allem liegt, kann durch die BIlder nicht vermittelt werden.

Es war eine bunte Mischung aus Angehörigen und freiwilligen Helfern, die den Kampf gegen Schlamm und Müll führten. Ein Feuerwehrfahrzeug der örtlichen Wehr pumpte Haus für Haus die Keller leer. Es ging jedoch bald der Platz für den beseitigten Schlamm und Sperrmüll aus, der aus den Häusern, Gärten und Einfahrten geschleppt wurde. Hier fehlte schweres Gerät für den Abtransport.

Am Nachmittag kam es dann zu einer Massenpanik, verursacht durch eine Fake-Meldung, dass das Wasser der Ahr wieder kommen würde. Auch dies gehört leider zur Realität. Die Bergungsarbeiten wurden hierdurch unterbrochen und endetem in einem Verkehrschaos in dem kleinen Ort als jeder versuchte mit dem Auto wegzukommen.

Heute wird bereits viel Kritik am Warnsystem geübt. Wurden die betroffenen Menschen rechtzeitig, mit den richtigen Mitteln und den richtigen Informationen gewarnt? Viele Fragen müssen im Nachgang zu dieser Katastrophe gestellt und beantwortet werden.

Mein persönlicher Eindruck hierzu ist, dass selbst eine gut funktionierende Alarmierung die Folgen nur bedingt verhindert hätte. Die Wassermassen einer über fünf Meter hohen Wasserwand, die in Minuten hereinbricht, sind einfach nicht vorstellbar, wenn man nicht die aktuellen Bilder im Kopf hat. Der Ortsteil, in dem wir geholfen haben, wurde zuvor nie überschwemmt, bei anderen Orten stand vielleicht einmal der Keller im Wasser. Diese aktuelle Katastrophe hätten die betroffenen Menschen, einschließlich mich selbst, niemals für möglich gehalten. Warnmeldungen über NINA oder Katwarn über eine Niederschlagsmenge von bis zu 200 Litern pro Quadratmeter sind für den Laien zunächst einmal abstrakt und kaum in reale Folgewirkungen umzusetzen. Der Mensch handelt aus Erfahrung und Wissen. Für diese Situation fehlte den Menschen die Erfahrung und das nötige Wissen, um die Situation richtig einschätzen zu können.

Wichtig ist aus meiner Sicht daher, Menschen über das richtige Verhalten bei Starkregen und Überschwemmungen zu informieren, um in erster Linie Menschenleben zu schützen. Zum Beispiel nicht in einen gerade mit Wasser volllaufenden Keller zu gehen, um noch etwas zu retten, auf offene Kanalabflüsse und Stromleitungen achten und vor allem zunächst einmal sich selbst in Sicherheit zu bringen.

Klare Anweisungen zu Evakuierungen müssen von den Behörden erfolgen, die Warnmeldungen richtig einschätzen können, die Lage vor Ort kennen und diese Maßnahmen dann auch durchsetzen und organisieren.

Es wird leider nicht die letzte Katastrophe sein. Ich wünsche mir, dass die Veränderungen nachhaltig sind, auch wenn die Häuser wieder bewohnt werden und die Spuren der Verwüstung beseitigt sind.

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Überflutungen nach Starkregen sind das größte Risiko für Deutschland durch den Klimawandel

Im Juli 2021 hat die Europäische Zentralbank die Studie “Climate-related risk and financial stability” veröffentlicht. In dieser Studie heißt es zu den erwarteten Schäden aus dem Klimawandel für Europa:

“Exposures to physical climate hazards are concentrated at the regional level, with potential stranding risks. A matching of physical risk drivers to 1.5 million euro area firms at the address level shows that riverine floods are the
most economically relevant widespread climate risk driver in the EU over the next two decades.
Wildfires, heat stress and water stress could have a strong impact on some regions, possibly compounded by further stresses such as rising sea levels in the second half of this century. Ultimately, a coalescing of such natural hazards could impact up to 30% of euro area bank corporate exposures.”

Anzahl der Starkregen wie auch die hieraus entstandenen Schäden haben über die die vergangenen Jahre stark zugenommen. Die stärksten zehn Prozent der Hochwasserereignisse in Deutschland könnten demnach nicht mehr „nur“ 100.000 Menschen treffen, sondern 700.000, so das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung.

Die aktuelle Hochwasser-Katastrophe dürfte daher leider kein Jahrhundertereignis werden, sondern sich in eine Serie von Starkwetterereignissen einordnen.

Umso wichtiger ist es, entsprechende private und unternehmerische Vorsorgemaßnahmen zu treffen. Hierzu gehört auch der Abschluß entsprechender Versicherungen zur Schadensregulierung.

Der Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft GDV hat in einer “Starkregen-Initiative der Versicherer” Informationen zu Naturgefahren zusammengestellt. Hierzu gehört auch ein Naturgefahren-Check, in dem das Risiko für das jeweilige Postleitzahlengebiet ermittelt werden kann.

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