Wir sind alle durch die Pandemie böse überrascht worden und die BCM-Verantwortlichen haben ihre Notfall- und Pandemiepläne gezogen, um die neue akute Lage zu bewältigen. Die sogenannte “Lage”, also die Situation, in der sich ein Unternehmen befindet ist allerdings gerade in dieser Pandemie nicht immer eindeutig zu bestimmen. BCM-Pläne gehen von Unterbrechungen und Ausfällen von Geschäftsprozessen und / oder kritischen Ressourcen wie IT, Gebäude oder Personal  aus. Bei vielen Unternehmen hat die Pandemie zu einer Veränderung, aber zu keiner Unterbrechung der Geschäftsprozesse geführt. Sind die BCM-Planungen dann wertlos?

Unternehmen sind in der aktuellen Pandemie-Situation schnellstmöglich in einen Präventions-Modus gegangen, um Mitarbeiter vor Infektionen durch den Coronavirus zu schützen und damit auch die Geschäftsprozesse vor einem Personalausfall. Etablierung von Split-Teams, Remote-Arbeit und soziale Distanzierung an Arbeitsplätzen und in Gemeinschaftsräumen wie Betriebsgastronomie gehören zu diesen häufig getroffenen Vorsorge-Maßnahmen. Viele Unternehmen wurden jedoch durch behördliche Auflagen oder Unterbrechung der Lieferketten in den Shutdown versetzt. Hierzu gehören zum Beispiel Industrieunternehmen, Einzelhandel und viele Dienstleister. Die Produkt- und Serviceerstellung ist hierdurch vollständig zum Stillstand gekommen. Oftmals ist noch nicht einmal ein eingeschränkter Notbetrieb für diese Unternehmen möglich.

Zunächst ist es in einer solchen herausfordernden Situation wichtig, die eigene Lage zu kennen und richtig einzuschätzen. Hierzu soll nachfolgendes “Lagebild” als Unterstützung dienen.

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Unternehmen könne sich im Pandemiebetrieb, Notbetrieb oder Shutdown befinden. Ausgehend von der jeweiligen Lage des Unternehmens ergeben sich die Szenarien, auf die sich das Unternehmen einstellen und Vorsorge treffen muss. Ein Pandemiebetrieb kann perspektivisch noch über Wochen oder Monate aufrecht erhalten werden müssen. Hier gilt es diesen Betrieb als “new normal” zu härten. Durch den stark erhöhten Remote-Betrieb mit darinungeübten Mitarbeitern entstehen neue Flanken in der Informationssicherheit. Für Freigabe- und Kontrollprozesse müssen  alternative Verfahren gefunden werden, papiergestützte Geschäftsprozesse müssen an die Remote-Arbeit angepasst werden. Ein Sicherheitsvorfall wäre gerade in dieser Situation noch schwieriger zu bewältigen als in einem Normalbetrieb.

“Ein Unglück kommt selten alleine”, sagt das Sprichwort. Leider bewahrheitet sich doch manchmal ein Sprichwort und aus dem Pandemiebetrieb entsteht schlagartig ein Notbetrieb. Zum Beispiel durch Personausfall in Folge von Infektionsfällen bei den Mitarbeitern oder durch IT-, Netzwerk- und Telekommunikationsausfälle der kritischen Remote-Anbindungen. Für diese Szenarien ist es jetzt besonders wichtig, funktionierende Notfallpläne bereitzuhalten, damit eine schnelle und angemessene Notfallbewältigung durchgeführt werden kann. Eine Überprüfung und ggf. Aktualisierung der Notfallplanungen ist daher jetzt dringend angebracht. Funktionieren die vorgesehenen Stellvertreterregelungen und Ersatzlösungen, hat die redundante Netzwerkanbindung die erforderliche Kapazität, gibt es alternative Telekommunikationsanbieter und -dienste für Telefonie, Telefon- und Videokonferenzen?

In einer Shutdown-Situation ist es jetzt wichtig die Geschäftsprozesse und IT-Systeme produktionsbereit zu halten. Hierzu gehört der IT-Betrieb, die IT-Security, regelmäßige Datensicherungen, das IT Service Continuity Management sowie die Sicherheit der Gebäude und technischen Anlagen. Denn auch die Gebäude und technischen Einrichtungen müssen gesichert und funktionsfähig gehalten werden. Mit der nötigen Vorsicht kann die Shutdown-Phase auch für Reinigungs- und Wartungsarbeiten genutzt werden. Mit Lieferanten und Dienstleistern muss laufend Kontakt gehalten werden, damit diese beim Wiederanlauf mit ihren Lieferungen und Services schnell verfügbar sind.

In allen drei Lagen ist es erforderlich, bereits jetzt die Exit-Strategie vorzuplanen, auch wenn deren Starttermin und -umfang noch nicht bekannt ist. Oftmals ist der Wiederanlauf in den Normalbetrieb  aufwändiger und komplexer als das Herunterfahren. Wochen- oder gar monatelange Vorbereitungszeiten sind die Folge, um ein sicheres Anfahren von Mensch und Maschinen zu gewährleisten.

Auch dann geht es nicht direkt in den Normalmodus zurück. In der Regel entsteht während des reduzierten Betrriebs ein Backlog an Arbeit, der zunächst neben dem normalen Geschäft abgearbeitet werden muss.

Es ist sicherlich noch ein langer Weg, bis wir auf die Pandemiezeit zurück blicken können. Ein langer Atem, Ausdauer und starke Nerven sind daher bei allen Beteiligten erforderlich. Aus diesem Grund gilt es jetzt, mit den Kräften zu haushalten und auf die Szenarien gut vorbereitet zu sein.

be prepared und bleiben Sie gesund